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山东省档案馆疫情期间持续做好档案利用服务工作
时间: 2020-03-02 18:58  来源: 山东省档案馆      点击率:

当前,抗击新型冠状病毒感染肺炎疫情的斗争正在进行,山东省档案馆坚决贯彻落实党中央、国务院决策部署,全面落实省委、省政府各项政策规定,一手抓疫情,一手抓业务,特事特办,急事急办,确保疫情防控不松懈,档案利用服务工作不断档。

岁末年初,一场突如其来的新型冠状病毒感染肺炎疫情在武汉爆发并随之向全国扩散蔓延。为全力做好疫情防控工作,我馆在126日及时向社会发布了闭馆公告,公布了闭馆期间可提供档案利用服务与咨询的热线电话、网络查档方式等,并实行责任到人,对相关注意事项和需要特事特办的各类情况进行了预判和部署,确保能及时有效地应对各类查档需求。截止到2月底,省档案馆共办理电话查档42人次,网络查档15人次,为9人次紧急用档者提供送档服务,较好地满足了特殊时期社会各界的查档需求。

工作查考不断“档”。春节假期后上班的第一天,省自然资源厅一名工作人员给我馆档案利用热线打来电话,说自己就在档案馆门口,并不知我馆闭馆公告,咨询在这种情况下如何能最快地利用到档案。原来,为处理群众申请政府信息公开事项,他急需查阅本单位已进馆但未到开放期的一份文件。工作人员了解情况后,一方面让他联系单位把开好的介绍信发到我们的专用邮箱里,另一方面,我们及时代查其所需档案并打印盖章。收到介绍信后,工作人员即刻到大门口把文件交给了省自然资源厅同志。他感慨地说:“你们的服务很是细致周到啊!”

提供政策佐证不断“档”。212日,山东省档案目录中心接到一例来自青岛市利用者的查档申请,要求查阅1990年省政府关于农转非的一个批复文件。值班人员接件后迅速进行了查找。经审核,此文件属于控制使用档案,通常情况下利用者需到馆办理利用申请,即使查到,按规定也不能通过网络传输。但鉴于疫情期间查档者出行既不安全又不现实的特殊情况,我们经研究决定,由我馆负责协调并授权查档者当地就近档案馆给予提供利用,最大限度地方便群众。值班员与当地档案馆协商沟通后,发去了档案利用授权书,并协调约定了利用者到馆的时间和方式。利用者常女士得知办理方式后激动地说:“感谢党和政府,在疫情期间你们还能给我提供这么优质高效的服务,谢谢你们!”在这样的15起网络查档中,从利用者发出查档申请到工作人员处理完毕,最短的用时不到10分钟,最长的1个工作日内办理完毕。

提供证明服务不断“档”。219日,我馆档案利用服务中心接到电话,张同志是某卫健局的一名工作人员,因疫情期间工作突出,被上级火线提拔,在审查个人档案时,需要他提供当年入学时的有关材料和政策规定。张同志咨询了几个地方都没有得到答复,眼看上交材料的最后期限就要到了,情急之下他拨通了我馆的查档热线求助。工作人员一边安慰他,一边将其需要的文件记录下来。因为部分档案还未进入馆藏数据库,两名工作人员耗时近2小时,翻阅了2个单位、厚厚的8册纸质目录,最终找到了张同志所需的档案材料。半小时后张同志如约而至,看到寒风中拿着文件在门口等待的工作人员,他激动地说不出话来。疫情无情人有情,众志成城克时艰。张同志为战“疫”的胜利和人民群众的生命安全贡献自己的力量,我们档案工作者也以兰台人的责任担当表达对奋战在疫情防控工作一线勇士们的由衷感谢和崇高敬意。

疫情期间,山东省档案馆将继续大力推进网络查档和电话查档,依托山东省档案目录中心暨山东省档案查询利用平台、“爱山东”手机客户端和查档热线,为利用者提供档案咨询代查服务,确保疫情防控不懈怠,档案利用服务不断“档”。

查档方式:

1.山东档案信息网/daj/index.htm

2.山东省档案目录中心http://mlzx.sdab.gov.cn/

3.爱山东App安卓版下载地址:http://isdapp.shandong.gov.cn/jmportal/asd2wm/down/downandroid.html

4.山东省档案馆档案利用服务热线 053168609141

                                                                                                                                    (作者:鞠伟)